De 5 Grootste Mythen van Documentbeheer | ATLAS Online

De 5 grootste mythen van documentbeheer

De voortdurende trend naar digitalisering biedt veel kansen en uitdagingen. Alleen degenen die zichzelf vandaag digitaal opstellen, zullen kunnen overleven als een bedrijf op de markt in tijden van ontwrichtende technologieën en nieuwe bedrijfsmodellen. Helaas ontstaat vaak uit noodzaak een activisme, gebaseerd op halve waarheden over de technologieën die zogenaamd kunnen helpen de uitdagingen te overwinnen. Digitaal Document Management (DMS) is daar een van. Dus het wordt tijd om de vijf grootste mythen van documentbeheer op te ruimen.

1. Digitaal is allemaal beter

Voormalig Bitkom-president Thorsten Dirks zei ooit: “Als je een shit-proces digitaliseert, heb je een verdomd digitaal proces.”

Het gaat meer om begrip van consistente digitalisering als basis voor betere processen. Dit betekent echter niet dat deze processen niet voortdurend en objectief op de proef moeten worden gesteld om op zichzelf efficiënter te worden.

Digitalisering maakt alles niet per definitie beter maar het is wel de sleutel tot het bestaan ​​van digitale transformatie en de absolute voorwaarde om op deze basis het ontwerp van digitale processen in te gaan.

2. Documentbeheer biedt revisiebeveiliging met één druk op de knop

Om te begrijpen in welke mate een documentbeheersysteem kan helpen bij het naleven van de regelgeving, kijken we eerst naar wat auditingbeveiliging in digitale documenten betekent. De term is fundamenteel gebaseerd op het begrip van de herziening vanuit een economisch oogpunt en betreft opgeslagen informatie en documenten.

De crux hiervan is dit: algemeen geldige certificeringen voor de auditbeveiliging van afzonderlijke hardware- of softwareproducten bestaan ​​niet. Iedereen die met één druk op de knop met een DMS-oplossing auditingbeveiliging voor het hele bedrijf belooft, liegt. Een softwarefabrikant kan echter wel een AVG compatibel archiefsysteem aanbieden. Dit zorgt ervoor dat de software handelt in overeenstemming met wettelijke vereisten.

3. DMS maakt de droom van een papierloos kantoor waar

Gerenommeerde DMS providers spreken steeds vaker over “paperless office”.

Maar helemaal papierloos lukt de meeste bedrijven nu nog niet voor 100%.

Simpelweg omdat het nu vooral om juridische redenen soms lastig is om daadwerkelijk uitsluitend digitaal alles van op papier gebaseerde informatie op te slaan en te beheren.

Officieel moeten gegevens bewaard worden in de vorm waarin ze ontvangen zijn. Wat digitaal is ontvangen, moet dus digitaal bewaard worden en wat op papier ontvangen is, moet op papier bewaard worden. Of de stukken nu digitaal ontvangen zijn of van papier, de bewaartermijn is hierbij wel hetzelfde.

Het is uiteraard wel zo handig om de papieren documenten die nog per post binnenkomen te scannen en ook digitaal te bewaren zodat ze later weer sneller terug te vinden zijn en onderdeel vormen van het gehele digitale dossier.

4. Documentbeheer is een project voor de IT-afdeling

Integendeel. Degenen die echt willen profiteren van de voordelen van het digitaal verwerken van bedrijfsinformatie moeten op het hoogste niveau beginnen – zelfs als de laatste technische implementatie wordt ondersteund door IT.

De implicaties van digitalisering worden vaak verkeerd begrepen. Omdat het gebruik van een DMS als een hulpmiddel voor digitalisering een fundamentele heroverweging vereist, vooral in de directiekamers. Het gaat erom uw eigen bedrijfsprocessen op de proef te stellen en uzelf af te vragen in welke specifieke afdelingen welke processen kunnen worden geoptimaliseerd met behulp van digitale ondersteuning. Alleen op deze manier is het mogelijk om zwakheden in de interne procesketen bloot te leggen en op de lange termijn concurrerend te blijven. De software grijpt diep in, in alle bedrijfsprocessen.

Als een strategisch veranderingsproject, heeft digitalisering dus gevolgen voor het hele bedrijf – en dus, en in het bijzonder, de introductie van een DMS-systeem als een van de sleutels tot digitalisering. Met andere woorden, de invoering van een dergelijk systeem is in de eerste plaats een kwestie van organisatie en slechts secundair een technologieproject.

5. Documentbeheer in de Cloud is onzeker

Is dat zo? Dus archivering op servers, die zich in de kelder van een bedrijf bevinden en in het geval van een storm of een brand, zijn de natuurlijke krachten weerloos, veiliger? Toegegeven, dat was opzettelijk provocerend, maar zeer redelijk en gepast. Omdat absolute veiligheid nooit kan bestaan. Niet op locatie of in de Cloud. Natuurlijk zijn er zeer speciale uitdagingen om te overwegen wanneer vertrouwelijke, digitale gegevens de bedrijfscontext verlaten.

Gebruikers moeten zich echter geen zorgen maken over gegevensbeveiliging en privacy in de Cloud, op voorwaarde dat ze een gerenommeerde Cloudprovider gebruiken met gecertificeerde, redundant beveiligde servers in Europese datacenters.

De vele voordelen op het gebied van snelheid, eenvoudige beschikbaarheid en op gebruik gebaseerde facturering van Cloud-oplossingen in het DMS-gebied zijn niet het onderwerp van dit artikel, hoewel ze ook niet kunnen worden geweigerd.

DMS-cloudoplossingen zijn tegenwoordig goed in staat om zowel te voldoen aan de vereisten van de wetgever voor een AVG-compatibel archief en om te voldoen aan de hoogste beveiligingsvereisten door middel van veilige (end-to-end) versleutelingsstandaarden en individueel rechtenbeheer. In dit opzicht is documentbeheer in de Cloud, zoals aangeboden door ATLAS Online, minstens zo veilig als de installatie en werking in uw eigen bedrijf. Het is aan de gebruiker om te beslissen of en wanneer hij de werking van zijn DMS geheel of gedeeltelijk naar de Cloud wil overbrengen, zonder beveiligingsrisico’s te nemen. In elk geval wordt aan de technische vereisten voldaan en zijn krachtige oplossingen ook op de markt beschikbaar.

Geef een reactie