Nooit contractvoorwaarden missen met de digitale deadlinekalender!

De eenvoudigste manier om contractvoorwaarden nooit meer te missen met de digitale deadlinekalender

11-4-2019 Nibud; Abonnementen zijn blinde vlek voor Nederlanders .

Tja in de privésfeer is dit u vast en zeker tenminste één keer eerder gebeurd: lucratieve advertenties suggereren een aantrekkelijk tijdschriftabonnement, dat uiteraard binnen een bepaalde proefperiode kan worden beëindigd. De naderende deadline raakt in de vergetelheid en voordat u het weet zit u vast aan een jaarabonnement van enkele honderden euro’s.

Dezelfde gebeurtenissen zijn terug te vinden in veel bedrijven – groot of klein – opnieuw, waar niet alleen een enkele deadline kan worden vergeten. Ten slotte onnodige en ongewenste vervolgkosten. Hoe nuttig zou hier geen goed functionerende herinnering zijn?

Maar voordat we ons buigen over de vraag hoe uw deadlinebeheer zo eenvoudig mogelijk beheersbaar kunt maken, moeten we eerst onderzoeken welke deadlines er zijn.

De deadline: de wettelijk vastgestelde actieduur

Een deadline is een gedefinieerde periode waarin een actie moet worden ondernomen en concrete juridische gevolgen kunnen worden geactiveerd. Deadlines behoren tot de belangrijkste elementen in juridische relaties en kunnen leiden tot de doeltreffendheid van juridische transacties in geval van niet-naleving of nalatigheid. In het kader van contracten betekent dit dat bijvoorbeeld de beëindigingsopties alleen binnen een gedefinieerde periode kunnen worden opgeëist. Als een deadline wordt genegeerd of overschreden, wordt dit een tijdslimiet genoemd. Vooral bij contracten geldt een automatische contractverlenging – tenzij andere voorwaarden zijn overeengekomen.

Deadline management mag geen one-man-show zijn

De deadline is vrij complex. Voeg daarbij het feit dat een bedrijf met een verscheidenheid aan contractvormen met individuele voorwaarden, deadlines, verlengingsopties en beëindigingsopties, snel dingen uit het oog kan verliezen. Gewoonlijk is er een persoon in het bedrijf die weet wanneer welke acties in behandeling zijn. Kunt u uzelf deze beschrijving herkennen? Komen uw collega’s steeds weer naar u toe om contractgegevens op te vragen? Moet u uw collega’s regelmatig herinneren of aansporen om op tijd actie te ondernemen? En uiteindelijk bent u zelfs degene die eronder lijdt, als deadlines of contractuele verplichtingen over het hoofd worden gezien.

Optimaal contractbeheer slaagt met digitaal deadline-management

Centraal beheer van verschillende deadlines in digitale vorm kan uiterst voordelig zijn voor alle andere betrokken partijen. En dat betekent niet een Outlook-herinnering of een Excel-lijst op de centrale bedrijfsschijf. Het gaat hierbij om het creëren van een centraal platform dat contractinhoud opslaat en automatisch en betrouwbaar omgaat met het afhandelen van deadlines en de herinneringen aan de deadlines.

Een alomvattend platform wat u extra samenwerkingsmogelijkheden biedt met behulp van taken en herinneringen die u kunt delen en delegeren, betrekt u alle relevante personen bij het contractproces in digitale vorm.

Tegelijkertijd worden alle lopende en voltooide activiteiten gebundeld voor het bijbehorende contractproces en deze informatie wordt in realtime ter beschikking gesteld van alle relevante personen en groepen.

Vooral voor complexe contractinhoud moet digitale ondersteuning eenvoudig en intuïtief zijn. Alleen als het beheer van alle contractinhoud en de verwerking ervan voor elke gebruiker eenvoudig lijkt, vindt men de acceptatie in de hele onderneming.

Visuele verwerking van deadlines, activiteiten en hun herinneringen maakt de applicatie eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen.

Een effectief digitaal deadline management kan u het volgende garanderen;

  • De betalingstermijnen worden gehaald
  • Contracten worden tijdig beëindigd
  • Verantwoordelijke medewerkers worden direct geïnformeerd om te kunnen reageren
  • Tijd voor het zoeken naar documenten is beperkt
  • Er is 1 centrale plek waar u de contractinformatie kunt inzien.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden?

Neem dan contact met ons op voor meer informatie en/of een live demo van onze contractmanagement oplossing.

Geef een reactie