Wat is een Document Management Systeem? | ATLAS Online

Document Management Systeem

Home » Document Management Systeem

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem biedt organisaties de hulpmiddelen om ongestructureerde data snel en efficiënt te gebruiken. Een DMS ondersteunt het archiveren, terugvinden en bewerken van documenten op een snelle en simpele manier.

Meer vraag naar online DMS

Een van de grootste redenen voor de stijgende vraag naar een online DMS binnen bedrijven is de wens om altijd en overal toegang te hebben tot hun documenten. Een cloud document management systeem zorgt ervoor dat medewerkers actuele bedrijfsdocumenten altijd paraat hebben. Medewerkers werken namelijk steeds vaker thuis of hebben actuele cijfers en teksten nodig op locatie bij de klant. Het niet snel kunnen opvragen van documenten bij de klant wordt door vooral commerciële medewerkers als een groot nadeel gezien.

Waarom heb ik een DMS nodig?

Vele bedrijven beheren hun documenten op een lokale netwerkschijf. Versiebeheer is hierin amper te managen, documenten zijn beperkt toegankelijk en rechten kunnen maar in minimale mate worden toegekend.

Tegenwoordig kunt u met online DMS systemen overal uw documenten veilig (AVG proof) beheren. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken over veiligheid en regelgeving (AVG).

Een DMS brengt tevens structuur aan waardoor u zowel intern als extern sneller en foutloos communiceert. U bespaart veel tijd doordat controles sneller en nauwkeuriger verlopen en het zoeken naar documenten wordt geminimaliseerd. De productiviteit binnen uw organisatie verbetert aanzienlijk.

Wat mag een document beheer systeem kosten?

Een online DMS systeem biedt u alle flexibiliteit op het gebied van schaalbaarheid waardoor u  zowel de functionaliteiten als de kosten per maand kunt beheren. Het DMS is modulair opgebouwd en wordt op basis van functionaliteiten en gebruikers per maand gefactureerd. Met een online DMS heeft u tevens geen grote investeringskosten bij aanschaf.

AVG Ready

Een zeer belangrijke feature deze tijd is dat uw document management AVG Ready is. Maar wat betekent dat? Sinds mei 2018 is de AVG privacywet ingevoerd. AVG staat voor Algemene Vordering Gegevensbescherming. En dat laatste woord zegt het meest. Gegevens moeten met deze wet beter beschermd worden. Belangrijk is dan ook dat uw (bedrijfs)gegevens dus ook beschermd zijn.