Voorbeeld case | ATLAS Online

Voorbeeld case

Home » Features » Voorbeeld case

Wij nemen u mee in onze voorbeeld case!

ATLAS Online is een overzichtelijk document management systeem met vele opties en mogelijkheden.
Wilt u meer zien?

Stap 1: Voeg een selectielijst toe

Links in het menu klikken we op selectielijsten. We maken er een aan door rechtsboven op het plusje te drukken. Deze lijst noemen we voor het voorbeeld ‘KLANTEN’. Voeg eventueel ook een beschrijving toe.

Stap 2: Kenmerken creëren

Ga naar kenmerken en maak er een aan. Hier doen we ‘klant’ als voorbeeld en selecteren we het type ‘lijst’. Nu selecteren we de lijst die we net aangemaakt hebben, namelijk ‘KLANTEN’.

Stap 3: Labels toevoegen

Maak een label. Een label geeft aan wat voor document het is. Wij gebruiken als voorbeeld ‘Correspondentie’. Voeg hieraan je attribuut ‘Klant’ toe.

Stap 4: Dossiers aanleggen

We leggen een klanten dossier aan. We voegen ons net-gemaakte attribuut ‘Klant’ toe.

Stap 5: Gebruikers aanmaken

Als een van de laatste stappen maken we een gebruiker aan genaamd: Jan Janssen. Hier gaan we in de volgende stappen rechten aan uitdelen.

Stap 6: Groepen maken

Groepen is bovenin te vinden bij gebruikers. De groep die wij aanmaken noemen we ‘Sales’. Hier gaan we zo een gebruiker aan toevoegen.

Stap 7: Gebruikers toevoegen aan een groep

Nu voegen we Jan Janssen, onze salesmedewerker, toe aan de groep ‘Sales’.

Stap 8: Rechten uitdelen

Omdat in sommige gevallen niet iedere gebruiker bij ieder document mag komen delen we rechten uit. We gaan nu helemaal terug naar selectielijsten en klikken op bewerken. Hier klikken we rechtsonder op het plusje en voegen we de ‘Sales’ groep aan toe. Nu kan alleen ‘Sales’ bij deze documenten komen.

Stap 9: Document toevoegen

Nu voegen we echt een document toe. Dit kan met het plusje rechts onderin. Ons document heet ‘Doc2.docx’. Kees de Koning is de ontvanger en de naam is ‘Verklaring’. We voegen ons label ‘Correspondentie’ toe en vullen de gegevens als volgt in.

Nu staat alles goed en kunnen we ons document terugvinden!

Documenten terugvinden manier 1

We kunnen ons document op meerdere manieren terugvinden. Bijvoorbeeld door de datum in te typen, in dit geval is dat ’10-01-2019′.

Documenten terugvinden manier 2

Een andere manier is door op de documentnaam te zoeken die we net zelf hebben toegevoegd. Dit was in ons voorbeeld ‘Verklaring’. Dit is bovenin de zoekbalk ingevuld en zo zien we ons document terug.

Documenten terugvinden manier 3

De derde manier is om simpelweg zoeken de naam van de ontvanger. Dit was bij stap 9 ingevoerd als Jan Janssen.

Meer weten over ATLAS Online?

ATLAS Online heeft natuurlijk nog veel meer mogelijkheden. Lees meer over ons DMS en bekijk onze prijzen.

Of vraag de gratis proefperiode van een maand aan! 

ATLASOnline